Planificación de Objetivos

La determinación de objetivos es los que hace que un proyecto, sea cual sea su causa fin, perdure e inclusive sobreviva al paso del tiempo y al cambio en las personas encargadas de ejecutarlo.

Por eso, es importante no escatimar tiempo en la etapa de planeación de todos nuestros proyectos y mucho menos en la fijación de los objetivos.

El proceso de gerencia de proyectos (o como guste llamarse a esa función) requiere de este ingrediente indispensable, que en buena parte de los proyectos no existe, y es lo que realmente dificultan el cumplimiento en el manejo de los recursos tanto en tiempo como en dinero.

Establecer los objetivos para un proyecto no es un proceso complejo ni dispendioso, pero por lo general quien tiene la facultad para esto o no le dedica el tiempo o considera que se ven "amarrados" con esos objetivos en caso de formalizarlos.

Lo que quizá resulte más dificultoso es tomar conciencia de la importancia de esta tarea y los beneficios que ello conllevará.

Es claro entonces que el primer paso en el establecimiento de los objetivos de un proyecto, incluye también contemplar el mecanismo que se utilizará para modificar los objetivos, en caso de necesidad.

Este mecanismo debe ser ágil, y coherente con las formas y normas para manejo del cambio dentro de la organización.

También es importante tener en cuenta que el cambio de los objetivos contempla muchos cambios dentro del proyecto y puede inclusive darlo por terminado.

Por lo general, los proyectos deben aportarle algo al negocio, y debe estar claramente detallado, según el tipo de proyecto respecto del que estemos trabajando, ya que lo que estemos analizando un proyecto productivo, artístico, solidario, etc. En algunos casos incluso los objetivos que se logran con un solo proyecto son múltiples.

El establecimiento de los objetivos también dispara consecuentemente el establecimiento de las métricas bajo las cuales se va a determinar el logro de estos objetivos.

Estos indicadores deben incluir, además del indicador mismo, la forma en que se van a calcular y la periodicidad de los mismos, ya que aquello que no puede medirse no puede evaluarse, y aquello que no puede evaluarse está destinado, más tarde o más temprano, al fracaso.

Es importante comprender que debe evaluarse periódicamente el cumplimiento de los objetivos trazados al inicio del proyecto de inversión y realizarse los controles y correcciones consecuentes, a fin de ajustar lo real con lo proyectado originalmente.

A modo de ejemplo puede mencionarse que uno de los indicadores importantes de un proyecto, e inclusive sobre el cual se basa la aprobación o no de la idea para desarrollar el mismo (más concretamente, al estar refiriéndonos a proyectos productivos o inversiones en general), es el retorno de la inversión.

Se hace indispensable entonces tener también métricas que permitan garantizar que el Retorno de la Inversión estipulado al inicio del proyecto se va a cumplir con el transcurso del mismo.

Sin perjuicio de lo mencionado en el párrafo anterior, cabe mencionar que idéntica conclusión cabe para cualquier otro índice o indicador que vayamos a utilizar a fin de evaluar el cumplimiento del proyecto originalmente establecido.

Se requiere tener bajo control entonces la utilización de los recursos asignados al proyecto, recursos de tiempo, dinero y equipo.

En ese sentido, resulta fundamental es que cada uno de los miembros de la organización, encargados de la ejecución de ciertas tareas, sean los responsables directos ante el resto del equipo y les sean asignados los recursos necesarios como así se les defina un tiempo de ejecución, ya que todo proyecto requiere del cumplimiento de plazos.

Además, no debemos olvidar que la claridad en los objetivos radica en dos factores indispensables: uno, que sean alcanzables, y otro, que se puedan medir.

Otra circunstancia que creemos fundamental aclarar que es objetivos a muy largo plazo requieren un replanteamiento de entregas parciales, de hitos en el transcurso del proyecto, de elementos que permitan generar informes de avance hacia el objetivo final, ya que es muy fácil que, durante el transcurso del proyecto, los problemas dentro del mismo (que no han de faltar), hagan que se pierda el horizonte, si no hay pequeños hitos a los cuales se puede ir avanzando.

Los proyectos de hoy requieren de altísima velocidad en su desarrollo pero también de una excelente calidad en el logro de los objetivos del mismo.

La gestión de los proyectos que es, de por sí, difícil con objetivos claros, es mucho más compleja.

Y es más complejo aún sostener un proyecto para el cual los objetivos no se ven en progreso, sino como algo tremendamente inalcanzable.

Idealmente se debería fragmentar todo en pequeños proyectos, de uno o dos meses a lo sumo. Sin embargo, si solo se manejan así, se pierde ese "hilo conductor" que hace que todos los elementos apunten hacia el mismo objetivo corporativo a largo plazo.

No escatimemos entonces tiempo en la etapa de planeación de un proyecto, y mucho menos en la fijación de los objetivos. En occidente somos mas dados a iniciar a trabajar sin mucho pensar, y en el camino ajustar las cargas, sin embargo la velocidad actual de los acontecimientos hoy no admite errores, y menos errores sin "brújula" que permita ajustar el camino.

Ricardo Sielas